Polityka ochrony danych osobowych - Polityka Ochrony Danych Osobowych

4. Okres przechowywania  danych osobowych.

Informujemy, że Administrator Państwa danych przetwarza je zgodnie z przyjętą polityką retencyjną, tylko i wyłącznie do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania:

• dla kategorii danych, których przetwarzanie wynika z mocy prawa, zgodnie z dedykowanymi przepisami,
• w przypadku przetwarzania danych w celu realizacji zawartej między nami umowy dane osobowe będą  przetwarzane przez okres niezbędny do zrealizowania i rozliczenia umowy, chyba że przepisy stanowią inaczej np.  dla celów rozliczeń podatkowych, 
•  w przypadku przetwarzania Państwa danych osobowych dla realizacji naszych uzasadnionych interesów, będziemy je przetwarzali do czasu istnienia tego interesu a dla monitoringu do 3 miesięcy
•  jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych była Państwa zgoda, przetwarzanie danych będzie realizowane do momentu złożenia przez Państwa oświadczenia wycofaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu, którego dotyczyła zgoda. Jednak pomimo wycofania zgody, będziemy mogli przetwarzać Państwa dane osobowe, jeśli uprawniać nas będzie do tego powszechnie obowiązujące prawo (np. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń),

5.  Prawa osoby, której dane dotyczą.

W związku z przetwarzaniem przez nas Państwa danych osobowych, przysługują Wam liczne uprawnienia, w szczególności należą do nich:

5.1. Prawo żądania dostępu do danych osobowych

W każdym czasie możecie Państwo żądać informacji o tym jakie dane osobowe są przez nas przetwarzane oraz w jakim celu przetwarzamy. Możecie  również żądać  informacji  o tym jakim podmiotom powierzyliśmy do przetwarzania wasze dane osobowe i jak długo będziemy je przetwarzać.

Możesz Państwo również  od nas żądać wydania kopii przetwarzanych przez nas danych osobowych. Pierwsza kopia takich danych jest zawsze darmowa. W przypadku, gdy zwrócicie się Państwo o wydanie kolejnej możemy za jej wydanie naliczyć symboliczną opłatę pokrywającą koszty administracyjne związane z jej wydaniem. Jeżeli żądanie wydania kopii danych osobowych nastąpi  przy pomocy komunikacji drogą elektroniczną i nie będzie zawierać żądania wydania kopii w innej formie, wówczas kopię tych danych otrzymacie Państwo również  drogą elektroniczną.

W sytuacji gdy wydanie kopii Państwa danych osobowych nie będzie mogło odbyć się bez ujawnienia danych osobowych innych osób, poinformujemy  Państwa o braku możliwości wydania takiej kopii.

5.2. Prawo żądania sprostowania danych osobowych.

W przypadku gdy Państwa dane osobowe są waszym zdaniem nieprawidłowe, niekompletne czy nieaktualne możecie się do nas zwrócić z żądaniem  ich sprostowania lub ich uzupełnienia.

5.3. Prawo żądania usunięcia danych osobowych

W każdym momencie możecie Państwo od nas zażądać usunięcia swoich danych osobowych, gdy:

a/ dane te nie są już niezbędne do realizacji celów, w których zostały zebrane, lub w inny sposób przetwarzane, 

b/ gdy stwierdzicie, że przetwarzamy wasze dane osobowe niezgodnie z prawem i zostanie to prawnie uzasadnione,

c/ dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii Europejskiej lub prawie polskim,

d/ wycofacie  Państwo zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, a ich przetwarzanie realizowane było właśnie na podstawie tej zgody. 

We wszystkich tych przypadkach, Państwa  dane osobowe zostaną przez nas usunięte bez zbędnej zwłoki. Niemniej jednak żądanie nie zostanie spełnione w  przypadku:

a/ gdy dalsze przetwarzanie Państwa danych osobowych będzie niezbędne abyśmy mogli się wywiązać z ciążącego na nas prawnego obowiązku wynikającego z prawa UE lub prawa polskiego,

b/ gdy dalsze przetwarzanie Państwa danych realizować będzie nasz prawnie uzasadniony cel, dla ustalenia lub dochodzenia roszczeń,

5.4. Prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

Przez ograniczenie przetwarzania danych osobowych należy rozumieć  takie ich oznaczenie  w systemach przetwarzania, które pozwoli na ograniczenie ich przetwarzania w przyszłości.

 Z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych osobowych  możecie Państwo wystąpić gdy:

a) kwestionujecie  prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;

b) Państwa zdaniem przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Państwo sprzeciwiacie się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;

c) Administrator nie potrzebuje już Państwa danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Państwu a więc osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

d) wnieśliście  Państwo sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw Państwa sprzeciwu.

Jeżeli prawo do przetwarzania zostało ograniczone, Administrator może tylko takie dane przechowywać. Inny rodzaj przetwarzania może być realizowany wyłącznie za Państwa zgodą,

lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.

Przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania Państwa  danych osobowych, zawsze Państwa o tym poinformujemy. 

5.5. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Gdy Państwa dane osobowe będą przez nas przetwarzane do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów będziecie mogli Państwo wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania. W takim przypadku zaprzestaniemy ich przetwarzania, chyba że wykażemy podstawy do ich dalszego przetwarzania w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, bądź gdy wykażemy, że nasz interes w przetwarzaniu  Państwa danych jest nadrzędny wobec Państwa uprawnienia. 

5.6. Prawo żądania przeniesienia danych osobowych 

W przypadku gdy będziemy Państwa dane osobowe przetwarzać w sposób zautomatyzowany, na podstawie Państwa zgody, bądź w związku z wykonywaniem zawartej między nami umowy, będziecie mogli Państwo żądać od nas otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanej formie, w powszechnie używanym formacie pliku elektronicznego (np. excel), tak abyście mogli Państwo te dane przenieść do innego podmiotu. Będziecie również Państwo mogli żądać przekazania takiego pliku wskazanemu przez Państwo innemu niż my administratorowi danych osobowych.  

5.7. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

W każdym czasie gdy uznacie  Państwo, że przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych narusza Państwa prawa lub z innych powodów jest niezgodne z prawem polskim lub prawem Unii Europejskiej, macie Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Informujemy także, że zgodnie z art. 41 Dekretu, jeżeli Pani/Pan uzna, że przetwarzanie danych nie jest zgodne z przepisami Dekretu, ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Kościelnego Inspektora Ochrony Danych. Skwer kard. Stefana Wyszyńskiego 6, 01-015 Warszawa, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

5.8. Zgłaszanie i obsługa praw osób fizycznych

1. Żądania osób fizycznych w zakresie realizacji praw wskazanych w Preambuła pkt 5 ppkt.  – H mogą być kierowane do Administratora:

a) drogą pisemną na adres: Caritas Diecezji Opolskiej ul. Szpitalna 5A, 45-010 Opole.

b) drogą mailową na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

2. Zgłoszenie żądania osoby fizycznej w zakresie realizacji praw winno zawierać:

a) dane dot. osoby fizycznej: imię, nazwisko, której zgłoszenie dotyczy oraz osoby zgłaszającej,

b) opis zgłaszanego żądania wraz ze wskazaniem ewentualnych zastrzeżeń,

c) podpis osoby zgłaszającej żądanie w przypadku zgłoszeń pisemnych,

d) pełnomocnictwo jeśli w imieniu zgłaszającego żądanie działa pełnomocnik,

e) informacje o preferowanej formie odpowiedzi, jeżeli kanał odpowiedzi ma być inny niż zgłoszone żądanie.

3. Przed realizacją zgłoszenia żądania Administrator może poprosić osobę fizyczną, której dane dotyczą o zweryfikowanie jej tożsamości.

4. Administrator wdrożył środki organizacyjne i techniczne zapewniające realizację ww. praw, aby bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania osoby fizycznej, móc zrealizować żądania osób fizycznych. W przypadku skomplikowanego żądania lub znacznej liczby zgłoszonych żądań, Administrator, w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania osoby fizycznej, poinformuje osobę fizyczną, której dane dotyczą, o przedłużeniu terminu o maksymalnie kolejne dwa miesiące wraz z podaniem przyczyn opóźnienia.

5. W przypadku, gdy żądanie osoby fizycznej nie może zostać uwzględnione Administrator poinformuje osobę fizyczną w ww. terminach o odmowie realizacji żądania wraz z podaniem przyczyn.

6. Czynności Administratora podejmowane w odpowiedzi na zgłoszone żądania są wolne od opłat. Wyjątkowo – w przypadku, gdy żądania osoby fizycznej są ewidentnie nadmierne – Administrator ma prawo pobrać opłatę w wysokości uwzględniającej koszty udzielenia odpowiedzi.

7. Administrator informuje, iż w niektórych przypadkach, nawet w przypadku realizacji prawa do usunięcia danych, w celach ewidencyjnych lub sfinalizowania zgłoszenia żądania, zachowa określone informacje, które zostały zainicjowane przed zgłoszeniem określonego żądania.